Tips bij het werken met algemene voorwaarden

In de praktijk bestaat er vaak discussie tussen partijen over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Dit kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een geschil niet wordt opgelost en aan de rechter dient te worden voorgelegd, hetgeen vaak kosten en risico’s met zich mee brengt. Om te trachten dit te voorkomen geven wij onderstaand een aantal tips bij het werken met algemene voorwaarden:

• Verklaar uw algemene voorwaarden altijd uiterlijk voor of bij het sluiten van een overeenkomst met uw klant van toepassing, dus bijvoorbeeld via een tekstregel op uw klantenformulier, offerte, opdrachtbevestiging en uw briefpapier.

• Stel uw algemene voorwaarden altijd uiterlijk voor of bij het sluiten van een overeenkomst ter hand aan uw klant, bijvoorbeeld door uw algemene voorwaarden af te drukken op de achterzijde van uw klantenformulier, offerte, opdrachtbevestiging en briefpapier (de “kleine lettertjes” achterop). Let op bij verzending per fax, daarbij wordt de achterzijde niet meegestuurd. Indien u per e-mail contracteert dient u uw algemene voorwaarden als aparte bijlage (bijvoorbeeld genaamd: ‘algemene voorwaarden’) bij uw e-mail aan uw klant te sturen, wederom uiterlijk voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit dient op een zodanige wijze te gebeuren dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen en voor uw klant toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming.

• Laat uw klant altijd apart tekenen voor akkoord met en ontvangst van uw algemene voorwaarden. Een partij kan dan nog moeilijk stellen dat u hem of haar geen redelijke mogelijkheid hebt geboden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen.

• Let op indien uw klant verwijst naar zijn eigen algemene (inkoop) voorwaarden. Indien dat voor u niet akkoord is dan dient u de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van uw klant uitdrukkelijk (en aantoonbaar) van de hand te wijzen. Doet u dat niet, dan bent u mogelijk gebonden aan de algemene voorwaarden van uw klant.

• Verwijs nooit naar twee sets algemene voorwaarden tegelijk, zonder dat duidelijk is aangegeven welke set in dat geval geldt. Anders kan dat als gevolg hebben dat geen van beide sets deel uit maakt van de overeenkomst.

• Let op met wat u opneemt in uw algemene voorwaarden. Niet alles is zomaar toegestaan. Een rechter kan vinden dat een bepaling in uw algemene voorwaarden onredelijk bezwarend is, met alle mogelijke gevolgen van dien. Laat uw algemene voorwaarden daarom eens toetsen door ons.

Indien u vragen hebt of betrokken bent in een geschil over (de toepasselijkheid van) algemene voorwaarden dan kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Als u nog geen algemene voorwaarden hebt dan kunnen wij die voor u opstellen tegen een vaste prijs. Wij horen graag van u.

Bus & Van Osch Advocaten